Эффективность офиса: аудит и проект

С чего всё начинается

Узнаёте свой офис?

Ни один из пунктов ниже не виден в отчётности. Все они стоят денег — в арендных метрах и в рабочих часах.

Столы по одному метру

Их покупали, когда компания сжималась и экономила. Штат с тех пор вырос, а рабочее место осталось метровым — на нём не разложить ни документы, ни второй монитор.

Зона, которая стала складом

Промо-материалы, коробки, стенд с позапрошлой выставки. Это оплаченные арендные метры, которые больше не работают.

Шкафы «на всякий случай»

Забиты тем, что не открывали годами. Обычно за ними спрятано два-три полноценных рабочих места.

Звонки в общем зале

Один телефонный разговор выключает из работы всех, кто сидит рядом. И так весь день.

Переговорные всегда заняты

Встречи уходят в коридор, на кухню и «на пять минут у стола». Ни одна из них не проходит нормально.

Лишние маршруты

Отделы, которые работают в паре, сидят в разных концах офиса. Каждый вопрос — это поход.

Блики и тёмные углы

Свет ставили по сетке потолка, а не по рабочим местам. Кто-то сидит под прожектором, кто-то в полумраке.

Посадка «где нашлось место»

Новых сотрудников сажали туда, где был свободный стол. За несколько лет логика работы и логика посадки разошлись полностью.

Негде закрыться

Ни кабины для звонка, ни угла для фокусной работы. Сосредоточиться можно только дома или до начала рабочего дня.

Душно после обеда

Приток воздуха считали под прежнее количество людей. Людей стало больше, расчёт остался тем же.

Как проходит

Четыре шага до отчёта

01

Выезд и обмеры

1 день

Фиксирую планировку «как есть»: обмеряю помещения, снимаю фотофиксацию, отмечаю всё, что расходится с планом БТИ. Часто именно здесь находятся первые «потерянные» метры.

02

Замеры эффективности

2–5 дней

Считаю плотность посадки и метры на человека, загрузку переговорных по часам, замеряю шум и освещённость на рабочих местах, прохожу типовые ежедневные маршруты.

03

Разбор с вами

1–2 встречи

Как устроена работа отделов, где возникают задержки, какие встречи происходят ежедневно, что планируется по штату на ближайшие годы. Без этого замеры остаются просто цифрами.

04

Отчёт и решение

итог

План «как есть» с картой проблем, план «как может быть» и перечень мероприятий по приоритету. Дальше — либо вы делаете сами по этому списку, либо я веду проект и стройку.

Замеры

Что именно измеряется

Не «на глаз» и не «по ощущениям». Каждая рекомендация в отчёте опирается на конкретную цифру, которую можно перепроверить.

Метры на сотрудника и плотность посадки по зонам
Загрузка переговорных по часам в течение недели
Уровень шума на рабочих местах, дБ
Освещённость на столе в люксах и блики на экранах
Длина ежедневных маршрутов между отделами
Доля площади, выпавшей из работы: склад, хлам, мёртвые зоны
Сколько рабочих мест можно добавить, не снимая новых метров

Обмеры помещения офиса перед проектированием

Результат

Отчёт, который можно показать руководству

План «как есть» и карта проблем

Где теряются метры, где сталкиваются маршруты, где шумно и темно. Всё отмечено на плане, а не описано словами.

План «как может быть»

Новая посадка с учётом реальных сценариев работы: фокус, обсуждения, звонки, встречи с клиентами.

Сколько мест вы получаете

Конкретное число дополнительных рабочих мест на той же площади — без новой аренды и без переезда.

Мероприятия по приоритету

Что можно сделать своими силами за одни выходные, что потребует небольших работ, а что — проекта и подрядчика.

Понятные деньги

По каждому пункту — порядок стоимости и реализуемые материалы. Без сюрпризов на стройке.

Продолжение по желанию

Проект, комплектация и авторский надзор — если после отчёта вы решите делать. Аудит к этому не обязывает.

Кейсы

Офисы, которые мы уже перестроили

Переговорная в офисе BIC после реконструкции

Флагманский офис BIC в России

900 м² · 50 сотрудников · запас роста на 5 лет

Реконструкция и перезапуск офиса в момент активного роста компании. Начали с разбора бизнес-процессов: как отделы взаимодействуют, где узкие места, какие встречи бывают каждый день. Зонирование сократило лишние перемещения, рабочие зоны заложили модульными — под рост без капитальных переделок.

Со слов генерального директора, через шесть месяцев после переезда вышли на показатели конца года. Офис вошёл в ТОП-3 офисов BIC в мире.

Смотреть проект

Офис ProWay

400 м² · штат в активном росте

Задача — быстро адаптировать пространство под растущее количество сотрудников, не потеряв стиль. Провели анализ бизнес-процессов и на его основе собрали планировку, подобрали мебель и сделали визуализации ключевых помещений, чтобы заказчик увидел результат до начала работ.

Заказчик отметил скорость проекта. Новый интерьер работает и на продуктивность, и на впечатление клиентов.